SkyService este un sistem integrat de administrare completa a întregii activitati a unui service auto, ce permite urmarirea întregului proces de reparatie al masinilor clientilor si înregistrarea automata a operatiilor contabile aferente. Acest program reprezinta un instrument eficient, rentabil si usor de utilizat în organizarea si controlul activitatii service-ului.

Proiectat pe tipuri de activitati specifice ce se desfasoara într-un service (gestionar, receptioner auto, casier, contabil, sef service, etc) permite conducatorului unui service sa aiba un control total asupra întregii activitati, stabilind accesul la diferitele module ale programului pentru operatorii pe calculator din subordine, ce utilizeaza acest program.

SkyService-ul este dezvoltat ca o baza de date integrata, scalabila si optimizata pentru volume mari de date cu un numar nelimitat de utilizatori concurenti, fiind optimizat pentru lucrul în retea si Internet.

Realizat pe technologia de ultima ora, 1C Enterprise 8.0 (MS Visual Studio 7.0 NET), ale carui beneficii sunt incontestabile: arhitectura scalabila, securitate sporita, conectivitate crescuta, dezvoltare mai rapida, costuri IT mai scazute, instalare si mentenanta mai usoare.

Ciclu complet de executie

• receptionerul va crea comanda service, un document care însoteste autovehiculul pe tot parcursul reparatiei, în acelas timp se vor enumera defectele si lucrarile solicitate de catre client;
• comanda service de asemenea poate fi initiata pe baza documentului constatari service unde sunt trecute defectele identificate de catre mecanic la o constatare si sa listeze direct nota de constatare;
• documentul comanda deviz se va genera în momentul în care masina va intra în service. În continuare se vor specifica operatiile de reparatie ce vor fi efectuate, precum si repartizarea pe mecanici a manoperei aferente acestor operatii. Se vor înregistra consumurile de materiale pentru reparatie;
• la încheierea lucrarilor se va verifica si valida devizul de reparatii;
• apoi în functie de modalitatea de plata: se va emite bonul fiscal direct pe casa de marcat din calculator sau se va emite factura fiscala care si va încheia ciclul de executiei a unei reparatii.

Automatizare

Toate etapele enumerate se realizeaza integral cu ajutorul calculatorului. Ideea de baza este: documentele întîi se emit electronic si apoi pe hîrtie si pentru orice document nu exista decît o singura intrare în sistem. Astfel: înregistrarea datelor este urmata de emiterea documentelor (tiparire la imprimanta) pe formulare interne sau cu regim special; devizele se calculeaza automat pe baza operatiilor de manopera introduse si a materialelor iesite din magazie pentru o anumita lucrare de reparatii; facturile se calculeaza automat pe baza devizelor; înregistrarea în contabilitate a facturilor este automata si independenta de cunostintele de contabilitate ale operatorului.

Lucru în timp real

Programul comunica cu modulele de contabilitate si salarizare în timp real astfel încît datele aferente acestor module sunt preluate automat realizîndu-se balanta contabila cît si statele de salarii fara alte introduceri de date.

Se poate realiza vizualizarea si listarea de rapoarte, avînd posibilitatea de a sti în orice moment activitatea efectuata pe perioada de referinta, cît si istoricul activitatii anterioare.

Avantaje

Prin implementarea solutiei SkyService se asigura cresterea a vitezei de reactie a unitatii la solicitarile clientilor prin reducerea timpilor irositi cu întocmirea documentatiei aferente reparatiei (antecalcul, comanda de reparatie, factura, chitanta).

Gestionarea politicii de preturi în functie de numeroase criterii ofera posibilitatea optimizarii veniturilor si în acelasi timp asigurînd satisfacerea nevoilor clientilor.

Prin implementarea solutiei SkyService managementul oricarei unitati service auto îsi asigura accesul la o informare corecta si completa asupra întregii activitati a unitatii.

Descriere generala

• cît mai putine introduceri, cît mai multe rezultate! Gestionarea întregului flux de reparatie al masinii clientului - de la sosire pîna la plecare, eliminînd total urmarirea reparatiei pe comenzi scrise de mîna;
• consultarea în timp real a stocurilor de piese si materiale, existente în magazii sau montate la masinile aflate în fluxul de reparatie. Întroducerea documentelor aferente consumului de materiale necesar reparatiilor se realizeaza direct de catre gestionar;
• posibilitatea gestionarii codurilor echivalente ale pieselor;
• identificarea reperelor pe baza codului de bare, cu posibilitatea generarii si tiparirii etichetelor cu coduri de bare;
• controlul automat si dinamic asupra politicii de tarife la manopera de reparatie, stabilita de conducerea service-ului, în acord cu contractele comerciale încheiate cu diversii clienti - tarife diferentiate plecînd de la tipul comenzii de reparatie RCA sau PG si mergînd pîna la numele clientului, marca auto si chiar model auto;
• controlul automat si dinamic asupra politicii de preturi pentru piese, practicata în functie de evolutia cursului valutar ales, pretul maximal de achizitie sau pretul ponderat al fiecarei piese din stoc;
• evidenta financiar-contabila si de gestiune a întregii activitati, oferita în mod dinamic conducerii service-ului;
• export de date catre alte instrumente de raportare prin intermediul unor fisiere de diferite formate (Excel, XML, XLS si text) sau pagini HTML;
• încarcarea cursurilor valutare din resursele paginii noastre;
• în cadrul sistemului SkyService, exista un administrator cu drepturi speciale care poate crea utilizatori. La crearea unui utilizator, sau ulterior, se pot specifica drepturile de acces (citire, scriere si stergere), interfata utilizata si limbajul interfetei. Fiecare utilizator îti poate stabili parola. Prin acest sistem flexibil, se asigura protectia fata de accesul neautorizat la baza de date, atît din interiorul firmei cît si din exteriorul ei;
• jurnalul de logare - permite înregistrarea actiunilor efectuate de catre utilizatori si a evenimentelor de sistem;
• SkyService ruleaza în retea - versiunea de retea permite accesul simultan al unui numar nelimitat de utilizatori la datele aplicatiei, modul de implementare a aplicatiei garantînd integritatea si corectitudinea datelor;
• O interfata prietenoasa care faciliteaza cunoasterea sistemului pentru utilizatorii începatori si operativitatea pentru cei cu experienta:
• introducerea rapida a informatiilor prin preluarea lor automata în documente care urmeaza dupa flux;
• utilizatorul îsi poate defeni vizibilitatea si ordinea de afisare a coloanelor pentru fiecare tabel, stabili criteriile de sortare si configura filtrul de date;
• posibilitatea memorarii setarilor fiecarui utilizator, ferestre customazabile si asistenta prin help integrat.

Constatarea

În aplicatia SkyService este pusa la dispozitie posibilitatea de a introduce si lista nota de constatare. Prin urmare aceasta nota va contine o situatie despre comparatia dintre valorile reale identificate la constatare si cele normale a diversilor indicatori.

Daca în program s-a introdus constatarea în acest caz comanda service poate fi generata pornind de la aceste informatii, apasând butonul creare pe baza şi apoi "Comanda service". Rezultatul este adaugarea unei comenzi de service cu datele despre constatari completate deja. Comanda de service astfel creata poate fi modificata ulterior.

Comanda service

O data venit clientul în service trebuie initiata o comanda service. La deschiderea unei comenzi se pot introduce: sesizarea clientului, constatarea service-ului (aceste informatii pot fi preluate în mod automat pe baza de o constatare efectuata), datele autovehicului, numarul de kilometri la bord, beneficiarul, precum si informatii despre persoana de contact. Vor fi retinute automat în baza de date utilizatorul precum si data si ora la care a fost deschisa comanda.

Cautarea si adaugarea în cataloagele aplicatiei SkyService este deosebit de usoara. Spre exemplu, SkyService ve prelua în mod automat datele unui autovehicul care a mai fost reparat în service. De asemenea un autovehicul se poate cauta dupa numarul de înmatriculare, seria de sasiu, seria de motor, partener sau chiar numarul de telefon al posesorului.

De asemenea s-a prevazut posibilitatea introducerii unui inventar al autovehiculului.

La apasarea unui singur buton din comanda service se poate consulta fisa masinii, fisa ce va contine toate piesele montate pe autovehiculul respectiv si toate lucrarile de manopera efectuate pe el.

Urmeaza listarea acestui document în doua exemplare, unul care se pune pe parbrizul autovehiculului pentru ca mecanicul ce o sa lucreze sa poata vedea rapid ce are de facut, iar cealalta se înmîneaza clientului pentru a sti ce reparatii urmeaza sa se faca masinii sale.

Devizul

Din jurnalul autoservice devizele pot fi generate doar pe baza unei comenzi "în asteptare" adica în lucru (nefinalizate). Devizul va contine toate informatiile necesare cum ar fi clientul si datele autovehiculul lui. De asemenea cu un singur click poate fi vizualizata lista de sesizari si constatari ale autovehiculului. Devizul are mai multe stari, trecerea dintr-o stare în alta se va face secvential, astfel odata creat devizul va avea starea "în lucru".

În continuare se va completa tabelul de operatii, mecanici, nomenclatorul de piese consumate si piesele aduse de catre client.

Pentru început se vor completa operatiile de service, preturile carora pot fi stabilite de conducerea service-ului, în acord cu contractele comerciale încheiate cu clientul - tarife diferentiate plecînd de la tipul comenzii de reparatie RCA sau PG si mergînd pîna la marca auto si chiar model auto.

Fiecarei pozitii de manopera i se poate atasa mecanicul care a efectuat operatia respectiva. De asemenea lucrarea poate fi atribuita si unei echipe, defalcat pe cota de participatie.

Scoaterea din gestiune a pieselor necesare reparatiilor în urma unei comenzi de service se face cu ajutorul unui document numit "Bon de consum". Acesta se creeaza de la nivelul devizului alegînd fila "Articole" si apasînd butonul "Adaugare" din meniul de mai sus tabelului, fie apasînd butonul "Ins" de la tastatura. Odata cu adaugarea unui bon de consum în tabelul de mai sus vor fi afisate urmatoarele informatii: data de introducere, gestionarul responsabil, gestiunea din care se scad piesele, valoarea de achizitie si valoarea de vînzare a bonului respectiv.

Piesele pot fi adaugate la momente diferite de timp, reperul fiind scazut imediat din gestiune la data introducerii lui în deviz.

Daca clientul sa prezentat la service cu piesele lui atunci la a 3 fila se vor trece toate piesele aduse.

Dupa finalizarea operatiilor de reparatii, devizul poate fi listat si emite factura în baza lui sau listat bonul fiscal (daca exista o conexiune directa cu casa de marcat).

Facturarea

Pentru realizarea unei noi facturi fiscale de la calcul acesteia si pîna la tiparire se urmeaza cîtiva pasi simpli cum ar fi: alegerea devizului, un clic pe butonul de generare factura, stabilirea datelor privind expeditia si plata, si listarea ei. În rest datele din factura fiscala vor fi completate automat pe baza datelor din deviz, setarilor implicite privind seria si numarul facturii si angajatul responsabil cu facturarea.

De asemenea factura poate fi generata pe baza de bon fiscal în cazul în care exista conexiunea cu casa de marcat. În acest caz veti adauga manual o factura noua, veti alege clientul si apoi veti selecta bonul fiscal.

Încasarea

SkyService permite evidenta încasarilor pentru facturile fiscale emise. Evidenta se realizeaza pentru fiecare factura în parte. Exista 2 modalitati de introducerea încasarilor: plecînd de la factura care se încaseaza sau introducerea documentului de încasare si apoi selectarea facturii scadente.

Pentru prima modalitate se va deschide lista de facturi emise si se va selecta factura care se încaseaza apoi se va selecta din menu comanda creare chitanta. Ca rezultat va fi generata chitanta cu toate datele completate.

A doua modalitate: pentru început se va adauga documentul de încasare în functie de tipul de plata chitanta, cec sau bilet la ordin. În continuare se va alege clientul si apoi din lista de facturi scadente se va selecta factura încasata.

Reclamatiile

SkyService ofera un mecanism eficient de rezolvare a problemelor si reclamatiilor clientului. La introducerea unei reclamatii aveti posibilitatea sa specificati devizul si implicit operatia de reparatie de care n-a fost multumit clientul.

Prin intermediul reclamatiilor înregistrate se poate facilita colaborarea client-firma, îmbunatatind astfel calitatea serviciilor si satisfactia clientului.

Rapoarte

Editarea situatiilor finale din aplicatia SkyService este facila datorita posibilitatilor multiple de filtrare. Rapoartele pot contine datele aferente unei luni, unui an calendaristic sau a unei perioade definite prin data de început a perioadei si data de sfîrsit (se poate introduce o perioada ce reprezinta o saptamîna şi spre exemplu).

Echipamente periferice

La toti totuna.

Oferta

Licentierea programelor produse de Skysoft se face pentru fiecare statie de lucru (calculator) pe care ruleaza acestea; in schimb, numarul utilizatorilor programului pe aceeasi statie (calculator) este nelimitat. In functie de marimea activitatii firmei utilizatoare, SkyService, poate fi livrat si instalat, atat cu baze de date native, cat si cu tehnologie MS SQL Server sau Server 1C:Enterprise (Windows si Linux).

Toate pogramele sunt livrate in cutie, insotite de licenta, manual de utilizare, cheie HASP si CD de instalare. Manualele tehnice, helpul programelor, account-ul pe www.skyit.ro si linia de telefon 0 733 066 390, 0 766-540-205 sau 0 345-100-547 mentinuta de Skysoft pentru suport tehnic asigura utilizarea eficienta a programelor cumparate.

Cerinte sistem

Resursele necesare utilizarii acestui produs difera in functie de cerintele, optiunile si particularitatile fiecarei intreprinderi. Minimul necesar este: un calculator cu procesor Intel Pentium III 866 MHz sau mai puternic, minimum 256 MB memorie RAM, placa video si monitor SuperVGA care suporta rezolutia de 800x600, 200 MB liberi pe disc si sistem de operare Windows.

Pachetul integrat SkyService se livreaza pe CD-ROM continand un kit de instalare si documentatia (peste 200 pagini). Procedura de instalare si configurare a aplicatiei facandu-se cu un efort minim.